Lunchroom bespaart flink met slimme automatisering

De personeelskosten vormen vaak een van de grootste uitgavenposten voor horecaondernemers. Zeker in de huidige arbeidsmarkt is het vinden en behouden van goed personeel een uitdaging. Slimme automatisering biedt kansen om de operationele efficiëntie te verbeteren en daarmee de personeelsbehoefte kritisch te bekijken, zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit of de gastervaring. Dit praktijkvoorbeeld van 'De Broodjeshoek', een populaire lunchroom in het centrum van Amsterdam, illustreert dit.

De Broodjeshoek is al ruim tien jaar een begrip in de buurt, bekend om haar verse broodjes, salades en koffie. Met name tijdens de lunchpiek, tussen 12:00 en 14:00 uur, stond de zaak vaak vol en was het voor het team van zes à zeven medewerkers een uitdaging om alle bestellingen tijdig te verwerken. De wachttijden liepen soms op, wat zorgde voor een hogere werkdruk en af en toe ontevreden klanten. Eigenaar Martijn besloot dat het tijd was voor verandering.

Analyse van de Uitdagingen

Martijn begon met een grondige analyse van zijn bedrijfsprocessen. Waar ging de meeste tijd in zitten? Waar ontstonden knelpunten? De belangrijkste observaties waren:

• Bestelaanname en -verwerking: Klanten stonden in de rij om te bestellen, waarna de bestelling handmatig werd ingevoerd in het kassasysteem en doorgecommuniceerd naar de keuken. Dit proces was foutgevoelig en tijdrovend.
• Betalingen: Ook het afrekenen kostte tijd, vooral bij grote groepen of complexe bestellingen.
• Communicatie keuken-service: Bestellingen werden soms verkeerd doorgegeven of er was onduidelijkheid over prioriteiten.
• Voorraadbeheer: Handmatige tellingen waren tijdrovend en leidden soms tot tekorten of overschotten.
• Schoonmaak en Mise-en-place: Deze taken konden efficiënter worden ingepland om piekmomenten te ontlasten.

Het doel was duidelijk: de efficiëntie verhogen, de personeelsdruk verlagen en de klanttevredenheid verbeteren, zonder afbreuk te doen aan de persoonlijke sfeer waar De Broodjeshoek bekend om stond.

Implementatie van Slimme Automatisering

Martijn koos voor een gefaseerde aanpak bij de implementatie van nieuwe technologieën. Hij wilde leren en bijsturen waar nodig.

Digitale Bestelzuilen en QR-bestellen

De eerste stap was de introductie van twee digitale bestelzuilen bij de ingang. Klanten konden hier zelf hun bestelling plaatsen en deze direct afrekenen via pin of creditcard. Daarnaast werd er een QR-code op elke tafel geplaatst, zodat gasten ook via hun smartphone direct vanaf hun zitplaats konden bestellen en betalen. Deze bestellingen kwamen digitaal binnen in het kassasysteem en werden automatisch doorgestuurd naar de keukenprinters.

Voordelen van deze stap:

• Minder wachttijden bij de kassa: Klanten konden sneller bestellen en afrekenen.
• Lagere foutmarge: Geen verkeerd verstane bestellingen meer.
• Upsell-mogelijkheden: Het digitale menu bood de mogelijkheid om extra's en aanbiedingen te tonen, wat de gemiddelde bestelwaarde verhoogde.
• Efficiëntere personeelsinzet: De personeelsleden achter de bar konden zich meer richten op de bereiding en het uitserveren, in plaats van op het opnemen van bestellingen.

Kitchen Display System (KDS)

Om de communicatie tussen de service en de keuken te verbeteren, werd een Kitchen Display System (KDS) geïmplementeerd. In plaats van geprinte bonnen verschenen de bestellingen nu op grote schermen in de keuken, gesorteerd op binnenkomst en prioriteit. Koks konden bestellingen afvinken zodra ze klaar waren, waarna deze status zichtbaar werd voor het serviceteam op de bar. Soms staat er in een drukke keuken een scherm onder handbereik van de chef. In een lunchroom kan het ook een tablet zijn die in de keuken de binnenkomende bestellingen toont. Belangrijk is dat het aansluit bij de workflow.

Voordelen van deze stap:

• Verbeterde workflow: Koks hadden een duidelijk overzicht van de openstaande bestellingen.
• Minder papierverbruik: Een duurzamere oplossing.
• Betere coördinatie: Het serviceteam wist direct welke bestellingen klaar waren om uit te serveren, wat onnodig vragen en heen en weer lopen verminderde.
• Realtime inzicht: Management kon de doorloopsnelheid van gerechten monitoren.

Geïntegreerd Voorraadbeheer

Het nieuwe kassasysteem werd gekoppeld aan een modern voorraadbeheersysteem. Elke verkoop van een product decrementeeerde automatisch de voorraad op basis van vooraf ingestelde recepturen. Zodra de voorraad van een ingrediënt onder een bepaalde drempel kwam, genereerde het systeem automatisch een besteladvies. Dit advies kon direct naar de leverancier gestuurd worden.

Voordelen van deze stap:

• Minder derving: Betere controle over de versheid van producten.
• Optimale voorraadniveaus: Nooit meer misgrijpen én minder kapitaal vast in de voorraad.
• Tijdsbesparing: Geen handmatige tellingen meer nodig.
• Inzicht in foodcost: Nauwkeuriger inzicht in de kosten per gerecht.

Slimme Planning en Taakbeheer

Martijn introduceerde ook een planningstool die rekening hield met verwachte drukte op basis van historische verkoopdata en evenementen in de omgeving. Taken zoals schoonmaak en voorbereidingen voor de volgende dag (mise-en-place) werden efficiënter ingepland en digitaal toegewezen aan medewerkers via een tablet. Dit zorgde voor een evenwichtigere dagtaak en verminderde stress tijdens piekmomenten.

Voordelen van deze stap:

• Optimale personeelsbezetting: Minder overbezetting buiten de piekuren en voldoende personeel tijdens de drukte.
• Duidelijke taakverdeling: Medewerkers wisten precies wat er van hen verwacht werd.
• Flexibiliteit: Gemakkelijker om personeel te schuiven tussen verschillende taken.

De Impact op Personeel en Kosten

De implementatie van deze automatiseringsoplossingen had een aanzienlijke impact op De Broodjeshoek.

Personeelskosten en inzetbaarheid

Direct na de implementatie bleek dat tijdens de lunchpiek, waar voorheen zes tot zeven medewerkers nodig waren, dit nu met vier tot vijf medewerkers kon worden bewerkstelligd. Dit betekende een reductie van gemiddeld 2 FTE gedurende de drukste uren. De medewerkers die overbleven, konden zich meer richten op service, bijvoorbeeld door proactief te vragen of alles naar wens was, of door extra suggesties te doen.

Martijn schat de maandelijkse besparing op personeelskosten op ongeveer 2.500 euro, een substantiële verlaging. Deze besparing werd gedeeltelijk geïnvesteerd in betere trainingen voor het resterende team en een hogere beloning, wat de motivatie en het behoud van personeel ten goede kwam. Hij had zelfs de mogelijkheid om wat flexibeler in te spelen op pieken door bijvoorbeeld studenten in te zetten op momenten dat dit voorheen niet rendabel was.

Verbeterde Klanttevredenheid

De wachttijden zijn significant verkort, zowel bij het bestellen als bij het ontvangen van de maaltijd. Klanten waarderen de snelheid en het gemak van het self-service bestellen. De digitalisering heeft ook geleid tot minder fouten in bestellingen, wat direct bijdraagt aan een hogere klanttevredenheid. De mogelijkheid om aan tafel te bestellen zorgde ook voor een rustigere sfeer bij de bar.

Efficiëntie en Bedrijfsvoering

De algehele efficiëntie van De Broodjeshoek is aanzienlijk verbeterd. Processen verlopen soepeler, er is minder stress bij het personeel en het management heeft realtime inzicht in alle facetten van de bedrijfsvoering. Tijdsbesparing op administratieve taken, zoals voorraadbeheer, gaf Martijn meer ruimte om zich te richten op strategische zaken en de ontwikkeling van nieuwe menu-items. Het geïntegreerde systeem zorgde ook voor een betere analyse van verkoopdata, waardoor hij kon zien welke productcombinaties goed werkten en welke minder.

Belangrijke Lessen uit dit Praktijkvoorbeeld

Martijn deelt graag enkele lessen die hij heeft geleerd tijdens dit transformatieproces:

1. Start met een grondige analyse: Identificeer de echte pijnpunten voordat je investeert in technologie. Automatisering moet een oplossing zijn voor een bestaand probleem, niet een doel op zich.
2. Kies voor schaalbare en geïntegreerde oplossingen: Losse systemen die niet met elkaar communiceren, leiden tot nieuwe efficiëntieproblemen. Zoek naar een ecosysteem van oplossingen. Restaurants die verder willen kijken dan losse oplossingen kunnen bij SmartRevolutions.nl voorbeelden vinden van geïntegreerde automatisering.
3. Betrek je personeel: Weerstand tegen verandering is normaal. Leg uit waarom de veranderingen nodig zijn en welke voordelen het voor hen heeft (minder stress, leukere taken). Bied training en ondersteuning.
4. Houd rekening met de investering en de ROI: Automatisering kost geld. Reken vooraf uit wat de verwachte besparingen zijn en hoe snel de investering zich terugverdient. In het geval van De Broodjeshoek was dit binnen 1,5 jaar gerealiseerd.
5. Blijf evalueren en optimaliseren: De technologie staat niet stil. Blijf kijken naar nieuwe mogelijkheden en pas je systemen aan waar nodig om concurrerend te blijven en maximale efficiëntie te behalen.

De Broodjeshoek is een schoolvoorbeeld van hoe slimme automatisering niet alleen kan leiden tot aanzienlijke kostenbesparingen op personeelsgebied, maar tegelijkertijd de klanttevredenheid en de algehele bedrijfsvoering naar een hoger niveau tilt. Het gaat er niet om menselijk contact te vervangen, maar om taken die repetitief of tijdrovend zijn te automatiseren, zodat het personeel zich kan richten op de unieke, gastvrije aspecten van de horeca.

Dit praktijkvoorbeeld toont aan dat automatisering, wanneer strategisch ingezet, een krachtig middel is om de uitdagingen in de hedendaagse horeca het hoofd te bieden en een duurzame bedrijfsvoering te realiseren.